01Objet, entreprise et périmètre
La présente politique définit le dispositif de prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive (« LBC/FT/FP ») de NKOBOUWEY, exploitant la marque Sebpay Africa, immatriculé au Bénin au RCCM RB/ABC/26 B 12125. Son siège est situé à Cotonou, Bénin.
Elle développe la politique KYC/CDD/EDD version 2.0 et couvre l’entrée en relation, la connaissance des clients et bénéficiaires effectifs, l’évaluation du risque, les sanctions, la surveillance, les investigations et la conservation des dossiers. Elle concerne les utilisateurs, marchands, représentants, contreparties et flux traités dans le périmètre des services de Sebpay, y compris les flux Yellow Card lorsqu’ils sont activés.
La filiale NKOBOUWEY CAMEROON LTD, RCCM CM-DLA-03-2026-B13-01049, applique ces principes lorsqu’elle intervient, avec les adaptations requises par son droit local. L’utilisation de cette filiale pour un flux partenaire exige le cadre contractuel et les validations propres à ce flux.
Sebpay fournit une infrastructure d’intégration et d’orchestration technique. Elle ne propose pas de stockage de fonds. Certains services comportent un transit temporaire sur un compte de NKOBOUWEY avant reversement automatique aux marchands. Le transit n’exonère ni des contrôles ni des obligations attachées au service effectivement exercé.
02Principes et évolution de la politique
Les contrôles sont proportionnés au risque ; une information défavorable est examinée, et non assimilée automatiquement à une infraction. Aucune considération commerciale ne justifie le contournement d’une interdiction ou d’un contrôle bloquant.
Le dispositif tient compte du droit béninois applicable, notamment de la loi n° 2024-01 du 20 février 2024, des règles UMOA/UEMOA pertinentes, des recommandations du GAFI et des obligations contractuelles licites des partenaires. La politique n’attribue à NKOBOUWEY aucun agrément ou statut réglementaire non établi.
La version 3.0 instaure une vérification manuelle des mises à jour ONU/OFAC chaque jour ouvré, en complément des contrôles déclenchés par les événements. Cette nouvelle règle renforce la pratique antérieure de consultations tous les trois à six mois et lors d’activités inhabituelles ou d’annonces importantes. Elle ne constitue pas une attestation de contrôles quotidiens effectués avant cette version.
03Gouvernance, responsabilités et gestion interne
La direction porte la responsabilité du dispositif, attribue les habilitations et arbitre les décisions sensibles. Les fonctions de connaissance client, de suivi continu, de contrôle des sanctions, de surveillance, de conservation des dossiers et de formation sont gérées en interne, avec les outils et procédures de Sebpay.
Roméo Sèbi SAI, CEO & Founder, supervise la politique, la vigilance renforcée, les investigations, les décisions de risque et les relations de conformité avec les partenaires.
Edouard Denla, CTO, assure les fonctionnalités de surveillance, la disponibilité des historiques, les alertes techniques, la protection des données et les changements de paramétrage autorisés.
Les partenaires de paiement accomplissent leurs propres obligations. Leurs contrôles ne remplacent pas ceux de Sebpay et ne sont pas décrits comme une externalisation des fonctions internes de conformité. La consultation de sources publiques ONU, OFAC ou GAFI n’est pas, à elle seule, une délégation de ces fonctions.
04Risques de l’activité et conditions d’acceptation
L’évaluation tient compte du client, de son secteur, de ses pays d’activité, de sa structure de contrôle, de ses canaux d’acquisition, des moyens de paiement, des volumes prévus, des bénéficiaires et des flux transfrontaliers. L’ouverture d’un pays, d’un service ou d’un circuit nouveau doit faire l’objet d’un examen des risques et des autorisations nécessaires avant activation.
Sont refusés ou suspendus : l’identité fictive ou invérifiable, les documents falsifiés, la dissimulation de la propriété réelle, l’activité illicite, les opérations interdites par une sanction applicable, et le refus de fournir les informations essentielles. Les activités réglementées nécessitent leurs autorisations et les validations internes ou partenaires requises.
Les comptes de prête-noms, l’encaissement non déclaré pour des tiers et les tentatives de contourner les restrictions sont interdits. Les opérations fictives, montages pyramidaux, escroqueries et abus de confiance relèvent de la politique de tolérance zéro. Une activité sensible licite reste examinée selon ses caractéristiques propres.
05Identification et vérification KYC/KYB
L’accès aux opérations est conditionné à un dossier suffisant et vérifié. Les documents doivent être lisibles, cohérents et valides ; leur authenticité et leur concordance sont examinées à l’aide des moyens disponibles et de sources fiables. Un contrôle non réalisable ou une donnée essentielle manquante entraîne une mise en attente, sans activation par défaut.
5.1 Personnes physiques et représentants
Le dossier comprend l’identité complète, la date de naissance, la nationalité, l’adresse, les coordonnées, la pièce d’identité, l’activité exercée et, pour un mandataire, la preuve de son pouvoir. La vérification rapproche le demandeur de sa pièce et de ses informations. Un selfie, un entretien ou une autre vérification à distance peut compléter le contrôle selon le parcours et le risque ; aucune technologie biométrique déterminée n’est présumée utilisée systématiquement.
5.2 Entreprises et marchands
Sont recueillis selon le dossier : dénomination et nom commercial, forme juridique, immatriculation, adresse, statuts, dirigeants, représentants autorisés, autorisations professionnelles et structure de détention. Le site, l’application, les produits vendus, les pays, les volumes attendus, le montant usuel des opérations et les modalités de livraison sont examinés.
Les coordonnées de reversement doivent correspondre au titulaire autorisé ou à une destination expressément justifiée. Un changement de compte bancaire ou mobile money impose une nouvelle vérification. Les informations sont confrontées aux registres et documents officiels disponibles ; une déclaration du marchand ne suffit pas à résoudre une contradiction matérielle.
5.3 Bénéficiaires effectifs
Sebpay recherche les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort l’entreprise, directement ou indirectement, selon le seuil et les critères légaux applicables, y compris le contrôle exercé par d’autres moyens. La chaîne de détention, les pourcentages et les pouvoirs sont documentés jusqu’aux personnes physiques pertinentes.
La simple identification du dirigeant ou d’un actionnaire apparent ne suffit pas. Si le bénéficiaire effectif ne peut être établi après les vérifications nécessaires, le dossier reste bloqué jusqu’à une résolution conforme au droit applicable. Les bénéficiaires effectifs font l’objet des contrôles de sanctions et d’exposition politique requis.
06Vigilance standard et actualisation
La vigilance standard (« CDD ») établit l’objet de la relation, l’activité attendue, l’origine économique des fonds et les destinataires habituels. Elle compare ensuite le comportement réel à ce profil et actualise les informations lors d’un changement significatif.
La politique fixe une revue complète au plus tard tous les six mois pour le risque faible et tous les trois mois pour le risque moyen, ainsi qu’une revue déclenchée par toute anomalie ou information nouvelle pertinente. Ces cycles ne remplacent pas la veille quotidienne des listes ni les contrôles préalables aux opérations. Les dossiers élevés restent soumis à investigation et à blocage des décaissements.
07Classification des clients et décaissements
Trois catégories sont utilisées, sans barème numérique communiqué dans cette politique. Toute catégorie doit être justifiée par les faits et accompagnée d’une date et d’un responsable. L’absence de catégorie ou l’impossibilité d’effectuer un contrôle essentiel n’autorise pas une opération.
Les critères comprennent la transparence de l’identité et du contrôle, la nature de l’activité, le risque pays, les contreparties, les mouvements inhabituels, les réclamations, l’origine des fonds et la qualité des réponses. Une restriction de sanctions prévaut sur une catégorie globalement favorable.
08Vigilance renforcée et personnes politiquement exposées
La vigilance renforcée (« EDD ») s’applique lorsque les circonstances exigent une connaissance plus approfondie : structure opaque, flux atypiques, doute sur l’origine des fonds, exposition géographique significative, informations défavorables crédibles ou exposition politique pertinente.
Elle comprend, selon le risque, des pièces supplémentaires, des recherches fiables, la compréhension des bénéficiaires, des contrats et factures, des preuves d’activité, de livraison ou de revenus, et une analyse des incohérences. L’origine des fonds explique l’argent utilisé pour l’opération ; l’origine du patrimoine explique la constitution de la richesse de la personne, lorsqu’un tel examen est requis.
La recherche des personnes politiquement exposées (« PPE/PEP ») porte sur les clients et bénéficiaires effectifs, ainsi que sur leurs proches et personnes étroitement associées lorsque les règles applicables le prévoient. Le maintien ou l’ouverture d’une relation nécessitant une vigilance renforcée requiert une décision de la direction, la connaissance suffisante des fonds et, si nécessaire, du patrimoine, et un suivi adapté.
Une PPE n’est pas automatiquement une personne sanctionnée ou un fraudeur. Les résultats sont évalués au regard des fonctions, du contexte et des éléments disponibles. Une décision favorable d’EDD ne constitue jamais une dérogation au blocage d’un client classé élevé. Un reclassement exige des motifs vérifiables ; il ne peut servir uniquement à permettre un paiement.
09Sources officielles de sanctions et de risque pays
Sebpay consulte manuellement les sources officielles pour les sanctions. Les notifications automatiques d’anomalies transactionnelles constituent un autre contrôle et ne sont pas présentées comme un filtrage automatisé des listes.
9.1 Nations unies - ONU / UN / UNSC
La référence est la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations unies (« United Nations Security Council Consolidated List »). Elle identifie des personnes et entités visées par des mesures de sanctions. Le dossier examine l’identité, les identifiants et le régime concerné ; les mesures applicables ne se déduisent pas du seul nom apparaissant dans une recherche.
9.2 États-Unis - OFAC
L’Office of Foreign Assets Control, rattaché au département du Trésor des États-Unis, publie notamment la Specially Designated Nationals and Blocked Persons List (SDN List) et les listes consolidées non-SDN, accessibles via le Sanctions List Service.
Sebpay examine la liste, le programme et les restrictions pertinents pour le flux. Toutes les inscriptions non-SDN n’entraînent pas les mêmes interdictions qu’une inscription SDN. L’applicabilité juridique et les exigences contractuelles du partenaire, notamment Yellow Card, sont prises en compte ; aucune règle américaine n’est supposée s’appliquer universellement au seul motif de sa publication.
Lorsque pertinente, l’analyse inclut la règle OFAC de détention à 50 % ou plus, individuellement ou cumulativement, directement ou indirectement, par une ou plusieurs personnes bloquées. Une entité peut être concernée même sans être nommée sur la liste. Les chaînes de détention doivent alors être examinées selon les règles applicables, sans assimiler automatiquement tout lien commercial à une détention sanctionnée.
9.3 GAFI / FATF et informations régionales
Le Groupe d’action financière (GAFI/FATF) publie les juridictions à haut risque faisant l’objet d’un appel à l’action et celles sous surveillance accrue. Ces publications servent à l’analyse du risque pays ; elles ne constituent pas des listes de personnes sanctionnées.
Le classement sous surveillance accrue ne signifie pas une interdiction automatique de toute relation avec le pays. La réponse dépend du risque réel, des mesures annoncées et des obligations applicables. Les appels à l’action imposent d’examiner les mesures renforcées ou contre-mesures pertinentes. Les informations du GIABA peuvent compléter l’analyse régionale, sans remplacer les sources de sanctions.
9.4 Périmètre complémentaire
Les mesures nationales obligatoires et les listes supplémentaires imposées au service par un partenaire sont intégrées au périmètre applicable. Le registre des sources précise celles effectivement utilisées, leur référence et leur objet. Il ne doit pas attribuer à Sebpay l’utilisation d’une base commerciale ou d’une liste supplémentaire qui n’est pas réellement consultée.
10Fréquence des contrôles et preuve de consultation
Chaque jour ouvré, le responsable de conformité désigné par la direction vérifie manuellement les mises à jour officielles ONU et OFAC. Il consigne la date, la source, la version ou date de mise à jour consultée, le résultat de la veille, son identité et l’action requise. Une absence de modification est également traçable.
Les publications GAFI font l’objet d’un examen lors de chaque nouvelle publication ou annonce pertinente et à l’occasion des revues de risque pays. Les annonces importantes de sanctions, les alertes partenaires et les activités inhabituelles déclenchent une vérification complémentaire sans attendre la revue périodique.
Le filtrage des noms porte sur le client, ses représentants, ses dirigeants et bénéficiaires effectifs pertinents, ainsi que sur les parties à l’opération dans la mesure requise pour le flux. Il intervient avant activation, lors d’un changement d’identité ou de contrôle, pour une nouvelle contrepartie et dès qu’une modification de liste affecte le dossier.
Avant un décaissement, la validité des contrôles et l’absence de correspondance non résolue sont vérifiées. En cas d’alerte, de donnée nouvelle, de contrôle manquant ou obsolète, une recherche actualisée est requise. Un décaissement hors jours ouvrés nécessite la vérification préalable des dernières mises à jour officielles pertinentes.
Une modification de liste déclenche le recontrôle des dossiers concernés et la vérification des opérations en attente. Si son impact ne peut être déterminé de façon fiable, les dossiers potentiellement concernés restent soumis à examen avant décaissement. Une source inaccessible ou des informations insuffisantes ne valent pas un résultat négatif.
11Correspondances, homonymies et décisions
Une recherche prend en compte les noms complets, raisons sociales, alias et variantes disponibles. Une correspondance possible est rapprochée de la date de naissance, de la nationalité, des adresses, identifiants officiels et informations de contrôle. Un seul nom identique ne suffit pas à conclure ; une divergence mineure ne suffit pas non plus à exclure le risque.
Les résultats sont classés : absence de correspondance, correspondance potentielle à examiner, fausse correspondance justifiée ou correspondance confirmée. Le dossier conserve les requêtes, éléments consultés, références de liste, analyse et décision datée.
Une correspondance potentielle non résolue bloque l’opération concernée. Une correspondance confirmée est escaladée à la direction ; les restrictions et instructions légalement applicables sont mises en œuvre avec le partenaire ou l’autorité compétente. Une fausse correspondance peut être levée sur preuves, mais n’entraîne pas une exclusion définitive de tout contrôle futur.
Il est interdit de modifier artificiellement une identité, un bénéficiaire, une devise, un pays ou un intermédiaire pour contourner une restriction. Le client ne reçoit pas d’information permettant de déjouer les contrôles ni d’information dont la communication est interdite.
12Surveillance des transactions et traçabilité
Sebpay surveille les mouvements au moyen de son dispositif interne : historique détaillé, solde après chaque transaction réussie, notifications d’activité anormale et classification des clients en risque faible, moyen ou élevé. La détection automatisée est complétée par l’examen humain.
Les mouvements doivent être reliés au client, au service, au montant et à la devise, aux contreparties pertinentes, aux références du partenaire, aux statuts successifs et à la décision de décaissement. Les échecs, doublons, annulations, remboursements et corrections ne doivent pas être masqués par une réécriture de l’historique.
Sont examinés notamment : les hausses inexpliquées de volume, les montants incompatibles avec l’activité, les fractionnements, les changements de destination, les tiers non déclarés, les documents incohérents, les réclamations, les écarts de solde et les tentatives de contournement. Un reversement rapide prévu par le service n’est pas à lui seul suspect ; le contexte et les autres indices sont déterminants.
La politique de surveillance SEB-COMP-TM-001 détaille le traitement des alertes, les rapprochements, les validations et les tests. Une instruction reçue ou un solde affiché ne constitue pas, à lui seul, une autorisation d’exécution.
13Risque moyen, risque élevé et investigations
Pour le risque moyen, l’ensemble de l’activité et de l’historique est revu avant l’approbation de chaque décaissement. Le client est interrogé pour comprendre son activité et les circonstances de la dégradation du risque. Ses explications sont vérifiées au regard des pièces et des mouvements. L’accord est motivé, daté et limité au montant et au bénéficiaire examinés.
Pour le risque élevé, aucun décaissement n’est autorisé : les ordres manuels, automatiques, par API et les lots concernés sont bloqués avant émission. Une enquête est ouverte. Un paiement déjà exécuté ne peut être présenté comme bloqué ; une demande de rappel peut être engagée sans garantie de récupération.
La reprise exige la résolution documentée des motifs, un reclassement justifié, la levée des interdictions applicables et un nouveau contrôle de l’opération. L’ancienneté du client ou un objectif commercial ne constitue pas une dérogation.
Les dossiers d’alerte conservent les faits, opérations, montants, pièces, échanges, mesures conservatoires et décisions. Les alertes liées à un paiement et les situations critiques sont prioritaires ; les dossiers non traités sont revus chaque jour ouvré. Une panne des contrôles essentiels maintient les décaissements concernés en attente.
14Refus, clôture et protection des clients
Une activité interdite, une fraude établie, une falsification ou un contournement grave peut entraîner le refus de relation, la suspension, la clôture et le bannissement à vie, conformément aux CGU. Sebpay applique une tolérance zéro envers toute forme d’arnaque ou d’abus de confiance.
La sanction contractuelle ne constitue pas une confiscation. Les remboursements et restitutions suivent un circuit vérifié, sans double paiement ni violation d’un gel, d’une saisie ou d’une interdiction. Clôturer un compte n’efface ni les preuves ni une obligation de déclaration.
15Déclarations de soupçon et confidentialité
Lorsqu’un soupçon justifié subsiste après l’examen des faits, ou qu’une obligation de signalement est déclenchée, le dossier est transmis sans délai à la direction et à la personne habilitée pour examen déclaratif. L’analyse ne doit pas attendre une condamnation pénale ou une preuve définitive de l’infraction.
Lorsque NKOBOUWEY est tenue à déclaration au titre du cadre applicable, celle-ci est effectuée auprès de la CENTIF du Bénin suivant les procédures et délais requis, par une personne habilitée. La désignation ou l’enregistrement d’un correspondant requis par la loi fait l’objet d’une démarche distincte ; le titre de CEO ne prouve pas à lui seul l’accomplissement de cette formalité.
Pour un flux relevant d’une autre juridiction, le destinataire, les responsabilités de l’entité locale et les règles applicables sont identifiés avant transmission. La coopération avec Yellow Card ou une banque ne remplace pas une déclaration légalement due à une autorité.
Les opérations réalisées, tentées ou interrompues sont prises en compte lorsqu’elles entrent dans le champ de l’obligation. La décision de déclarer, ou de ne pas déclarer après examen, doit être documentée avec accès restreint. Une déclaration n’autorise pas automatiquement la reprise d’un paiement.
L’existence, le contenu et les suites d’une déclaration protégée ne sont communiqués ni au client ni à une personne non habilitée. Les échanges ordinaires peuvent porter sur les justificatifs commerciaux, sans révéler les informations couvertes par le secret. Les instructions de l’autorité ou du partenaire compétent relatives à une opération sont enregistrées et respectées dans leur champ d’application.
16Conservation, accès et protection des données
Les dossiers doivent permettre de reconstituer l’identité, la propriété réelle, les opérations, les contrôles de listes, les catégories de risque, les alertes et les décisions. Les pièces sont conservées avec des références, dates et protections adaptées ; les accès et exports sensibles sont limités aux personnes habilitées et traçables.
Lorsque l’article 23 de la loi béninoise n° 2024-01 s’applique, les pièces relatives aux opérations sont conservées dix ans après leur exécution ; les pièces d’identification et de connaissance de la relation sont conservées dix ans après la clôture du compte ou la fin de la relation, sous réserve d’obligations plus contraignantes. Les rapports de vigilance sont rattachés au dossier concerné suivant les règles applicables.
Le registre de conservation précise le fondement, le point de départ et la durée de chaque catégorie de données. Les données techniques accessoires suivent une durée proportionnée à leur finalité. Une enquête ou une réquisition justifie, si nécessaire, une suspension documentée de leur destruction. À échéance, les données sont supprimées ou anonymisées conformément aux obligations applicables.
Les échanges avec les partenaires et autorités utilisent des canaux sécurisés, après vérification du demandeur et de la base de communication. La clôture ou le bannissement d’un compte ne justifie pas une conservation illimitée de toutes les données.
17Contrôle interne, formation et continuité
La direction examine au moins mensuellement les alertes ouvertes, délais de traitement, opérations bloquées, reclassements, incidents et preuves de veille des sanctions. Les lacunes donnent lieu à une action corrective, un responsable et une échéance. Les paramètres sensibles ne peuvent être modifiés pour contourner un contrôle.
La politique impose des tests après les changements significatifs et au moins annuellement : réception des alertes, intégrité des soldes, blocage du risque élevé, revue du risque moyen, traitement d’une correspondance potentielle et recontrôle après mise à jour de liste. Les résultats, défauts et corrections sont consignés. Un test réalisé par son concepteur ne constitue pas, à lui seul, un audit indépendant.
La direction organise une revue périodique avec un degré d’indépendance adapté et documente les limites liées à l’effectif et au cumul des fonctions. Les personnes concernées sont sensibilisées à leur prise de fonction, lors d’un changement important et au moins annuellement : KYC/KYB, sanctions, fraude, confidentialité, escalade et protection des données. Les supports, dates et présences sont conservés.
Les contrôles internes, historiques et registres doivent être protégés et sauvegardés. Une indisponibilité entraînant l’impossibilité d’un contrôle essentiel suspend le flux concerné ; un fonctionnement manuel n’est permis que si les mêmes contrôles peuvent être accomplis et documentés.
18Relations avec Yellow Card et les partenaires
Les informations transmises décrivent l’organisation réelle : fonctions gérées en interne ; consultation manuelle des listes ; surveillance transactionnelle outillée et revue humaine ; catégories de risque et règles de blocage effectives.
Les engagements propres à un partenaire sont recensés : activités et pays autorisés, contreparties, justificatifs, restrictions, responsabilités de déclaration et canaux de coopération. Les informations relatives au payeur et au bénéficiaire nécessaires au flux doivent être disponibles. Une exigence spécifique aux actifs numériques, notamment la Travel Rule, n’est appliquée et décrite comme opérationnelle que si le service concerné et son cadre l’exigent ; l’usage de Yellow Card ne prouve pas à lui seul son implémentation par Sebpay.
La réponse aux demandes de contrôle repose sur des preuves : dossiers KYC/KYB, chaînes de détention, recherches ONU/OFAC datées, analyse GAFI, historiques et soldes, alertes, décisions et tests. Les exemples simulés sont identifiés comme tels. Aucune case de questionnaire ne doit être justifiée uniquement par une formulation de la politique sans contrôle correspondant.
19Gestion de la version et cohérence documentaire
La direction est responsable de la mise en œuvre et de la mise à jour de la politique. Elle la revoit au moins annuellement, et lors d’un changement significatif de réglementation, pays, partenaire, produit ou risque. Les versions antérieures et les décisions de modification sont conservées.
Cette politique est articulée avec les CGU, la politique de surveillance SEB-COMP-TM-001, les habilitations et la politique de protection des données. La veille quotidienne ONU/OFAC instaurée par cette version fait l’objet de premières preuves datées dès sa mise en œuvre. Les contrôles historiques ne sont ni recréés ni antidatés.
ARegistre de consultation des listes
La preuve peut prendre la forme d’un export, d’une capture datée ou d’une référence conservée à la publication officielle et au résultat de recherche. Les liens seuls ne remplacent pas la conservation du résultat effectivement examiné lorsque celui-ci peut évoluer.
BRéférences officielles et documents associés
- Base antérieure Sebpay : politique KYC/CDD/EDD version 2.0.
- Yellow Card : parcours d’intégration et examen des processus LBC.
- ONU : liste récapitulative du Conseil de sécurité.
- OFAC : Sanctions List Service, listes SDN et non-SDN.
- OFAC : règle de détention dite « 50 Percent Rule », FAQ 401.
- GAFI : juridictions à haut risque et sous surveillance accrue.
- GAFI : recommandations, dont la vigilance et les PPE.
- Bénin : loi n° 2024-01 du 20 février 2024, notamment conservation et déclarations dans leur champ d’application ; documenthèque officielle.
Les sources sont utilisées dans leur version applicable au moment du contrôle. Le document ne reproduit pas une liste figée de personnes, d’entités ou de pays susceptible de devenir obsolète.
Documents internes associés : CGU Sebpay Africa ; politique de surveillance des transactions SEB-COMP-TM-001 ; registres KYC/KYB, de risque, des alertes, de conservation et des habilitations.
Responsable : direction de NKOBOUWEY. Contact conformité : compliance@sebpay.africa. Assistance : support@sebpay.africa.